Excel wenn – dann: wie die Wenn-Dann-Funktion funktioniert

IF ist eine der beliebtesten Funktionen in Excel. Manchmal sollte in einer Tabellenkalkulation etwas getan werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Was als „if“-Anweisung bekannt ist, kann mit einer „if-then“-Anweisung in Excel gelöst werden. In excel wenn dann sverweis eingeben und damit rechnen. Das Prinzip ist das gleiche: Wenn ein Wert wahr ist, dann tu etwas, sonst tu etwas anderes. Hier erklären wir, wie If-Dann in Excel funktioniert und welche Schritte Sie unternehmen müssen, um es auszuführen.

Inhalt

  • Was ist die Wenn-Dann-Anweisung in Excel?
  • Wenn – dann in Excel: Wie funktioniert es?
  • Excel wenn – dann mit einem Beispiel erläutert
  • IFS: Erweiterung des If-Thhens

Was ist die Wenn-Dann-Anweisung in Excel?

Mit der IF-Formel (um ihr den richtigen Namen zu geben) können Sie einen logischen Vergleich anstellen: Ist der angeforderte Wert identisch mit dem, was Sie erwarten oder nicht? Wenn diese Abfrage wahr ist, dann löst sie eine Aktion Ihrer Wahl aus. Wenn es falsch ist, löst es eine andere Aktion aus. Einfach ausgedrückt: wenn A, dann B, sonst C.
Damit ist es eines der wichtigsten Werkzeuge von Excel, das in allen möglichen Situationen eingesetzt werden kann. Ob Sie nun an einem einfachen Mitgliederverzeichnis, einer Tabelle oder Unternehmenskennzahlen arbeiten, die IF-Formel ist hochwirksam – sowohl allein als auch in Kombination mit anderen Funktionen.

Wenn – dann in Excel: Wie funktioniert es?

Wie jede Funktion und Formel in Excel basiert IF auf einer bestimmten Syntax:
=IF(Bedingung, Wert_if_true, Wert_if_false)

Wie oben gezeigt, hat die Funktion drei Parameter, von denen die ersten beiden obligatorisch sind.
Zustand: Diese Position muss eine Bedingung enthalten – einen Vergleich zwischen zwei Werten – bei der ein oder beide Werte Zellverweise sein können. Die möglichen Bedingungen sind:
Gleich (=)
Ungleich (<>>)
Weniger als (<)
Größer als (>)
Kleiner oder gleich (<=)
Größer als oder gleich (>=)
Dann_Wert (Wert_if_true): Geben Sie in diesem Parameter an, was passieren soll, wenn die Bedingung erfüllt ist. Als Ergebnis können Werte, Zeichenketten, Zellverweise und andere Funktionen dienen – diese sollten in Anführungszeichen eingegeben werden.
Else_value (Wert_if_false): Dieser letzte Parameter ist optional. Wenn Sie hier nichts angeben, gibt die Funktion FALSE zurück. Andernfalls verhält sich der else_value wie der then_value.
In der Praxis kann eine Excel Wenn-dann-Anweisung so aussehen:
=IF(A1>=100, „Ziel erreicht“, „Ziel nicht erreicht“)
Tipp

In Excel beginnen Funktionen in der Formelleiste immer mit einem Gleichheitszeichen und die Parameter sind in Klammern eingebettet. Sie können auch absolute Zellbezüge vornehmen, indem Sie ein Dollarzeichen verwenden. Das bedeutet, dass sich Funktionen immer auf die angegebene Zelle beziehen, auch wenn sie in andere Zellen kopiert werden.
Sie müssen die IF-Funktion nicht manuell in eine Zelle oder die Formelleiste eingeben. Wenn Sie möchten, können Sie die Funktion „Funktion einfügen“ nutzen, die Ihnen hilft, Formeln korrekt auszufüllen.
Excel wenn – dann mit einem Beispiel erläutert
Die Funktion IF kann in verschiedenen Situationen eingesetzt werden, z.B. beim Sortieren von Datenpunkten. Das folgende Beispiel ist ein Inventar. Mit IF können Sie einen Markt erstellen, um anzuzeigen, wann ein bestimmter Mindestbestand erreicht ist.
=IF(D2<10, „Ja, Ja, Nein“)

Mit einer einfachen Wenn-dann-Anfrage können Sie schnell eine Bestellliste erstellen.
Hinweis
Da die Aufrufreferenz in der Funktion nicht definitiv gesetzt ist, können Sie die Formel durch Ziehen der Füllbox in weitere Zeilen kopieren. Die Referenzen werden dann automatisch geändert.
Neben einer Aufrufreferenz ist es auch möglich, weitere Funktionen in der IF hinzuzufügen. Sie können einen Rabatt auf den ursprünglichen Preis hinzufügen, falls der letzte Verkauf zu lange her ist.
=IF((TAGE(HEUTE();F2))>30;C2*0,75;C2)

Verknüpfen Sie Ihr if-then mit anderen Formularen, um den Funktionsumfang zu erweitern.
In diesem Fall ist die Funktion DAYS Teil des Tests: Die aktuellen Daten werden mit dem angegebenen Datum (in F2) verglichen und die Differenz in der Anzahl der Tage angezeigt. IF prüft, ob die Anzahl größer als 30 ist. In diesem Fall tritt der „then_value“ auf, in dem Sie eine mathematische Berechnung durchgeführt haben: Auf den ursprünglichen Wert (in Zelle F2) wird ein Rabatt gewährt. Andernfalls bleibt der ursprüngliche Wert erhalten.
Natürlich können Sie auch Parameter für then und else einfügen. Der einzige Nachteil der IF-Funktion ist, dass der Test nur zwei Ergebnisse kennt: WAHR oder FALSCH. Wenn Sie jedoch zwischen mehreren Bedingungen unterscheiden wollen, kann anstelle des „else_value“ eine neue IF-Funktion auftreten, die dann eine weitere Prüfung durchführt.

 

In unserem Beispiel wäre es denkbar, Waren, die bereits einen reduzierten Preis haben, einen noch höheren Rabatt zu gewähren, wenn nur noch wenige von ihnen übrig sind. Dafür haben wir zwei Bedingungen: Der letzte Verkauf fand vor mehr als 30 Tagen statt, und es sind nicht mehr als 10 Artikel auf Lager. Aus diesem Grund müssen wir im Testparameter eine „UND“-Verknüpfung sowie eine weitere Wenn-dann-Anfrage im Parameter else platzieren, da wir drei Ergebnisse ermöglichen wollen: 50% Rabatt, 25% Rabatt und keinen Rabatt.
=IF(UND(TAGE(HEUTE();F2>30;E2<10);C2*0,5;IF(TAGE(HEUTE();F2;C2*0,75;C2)))

In Excel kann die Funktion Wenn-Dann-Funktion auch verschachtelt werden, um mehr als nur zwei Bedingungen anzufordern.

Hinweis
Die Verschachtelung der IF-Funktion ist sehr praktisch, hat aber ihre Grenzen: Theoretisch ist Excel, wenn – dann können Funktionen 64 mal in einem Formular verarbeitet werden. Dies wird jedoch nicht empfohlen. Die Verschachtelung schafft eine Komplexität, die es schwierig macht, eine fehlerfreie Syntax zu erstellen. Beispielsweise können Sie leicht eine oder mehrere Klammern vergessen. In einer so langen Form ist die Fehlersuche auch mit viel Aufwand verbunden. Gegebenenfalls ist es auch sinnvoll, mit Stützsäulen oder anderen Funktionen wie „VLOOKUP“ zu arbeiten. Die IFS-Funktionen können auch eine weitere Lösung für das Schachtelungsproblem sein.

Wenn-Dann-Funktion

Natürlich ist es auch möglich, if-then in andere Excel-Funktionen zu integrieren. Dies ist z.B. bei einer einfachen „SUMmenfunktion“ sinnvoll. Stellen Sie sich vor, das Beispielunternehmen möchte herausfinden, wie viele Artikel derzeit diskontiert sind. In einer solchen Situation können Sie diese Formel verwenden:
=SUM(IF(D2=C2;0;1);IF(D3=C3;0;1);….)
In der Praxis wird diese Formel jedoch sehr lang. Stattdessen ist es besser, mit einer Stützsäule zu arbeiten, in der Sie wieder die einfache Funktion if-then verwenden und dann die Funktion „COUNT IF“ einrichten. Damit können Sie nur die Zellen zählen, die einem bestimmten Kriterium entsprechen, also z.B. diejenigen, die das Wort „Ja“ enthalten:
=COUNTIF(E2:E11; „Ja“)

COUNTIF befasst sich auch mit einer Wenn-dann-Anfrage.

IFS: Erweiterung des Wenn-Dann

Seit Office 2016 bietet Excel eine weitere Wenn-dann-Funktion. Die IFS-Funktion funktioniert ähnlich wie IF: Ein „then_value“ wird einem logischen Test zugewiesen – allerdings bis zu 127 mal. Die Syntax sieht wie folgt aus:
=IFS(Something is True1; Value if True1; [Something is True2; Value if True2];….[Something is True127; Value if True127]))
Was hier auffällt: Es gibt keinen „else_value“ mehr. Das bedeutet aber auch, dass Sie das Gegenteil selbst definieren müssen – in unserem Beispiel für den Fall, dass keine Rabatte in Anspruch genommen werden. Deshalb:
=IFS(UND(TAGE(HEUTE();F2)>30;E2<10);C2*0,5;TAGE(HEUTE();F2)>30;C2*0,75;TAGE(HEUTE();F2)<=30;C2)
Die beiden Prüfungen für die Rabatte erfolgen nacheinander. Danach folgt der else Fall: Alle Produkte, die weniger als oder gleich 30 Tage zuvor verkauft wurden.

Mit der erweiterten IFS-Funktionalität bietet Excel mehr Möglichkeiten zum logischen Vergleich.